redactie
- Vousvoyeren is nog altijd de norm in het zakelijk verkeer. Al lijkt mailen op een gewoon gesprek, er is geen reden om al te snel intiem te worden. Echter, de bedrijfscultuur kan tutoyeren voorschrijven.
- Zeg nooit op het nippertje een afspraak af per e-mail. Afmailen bestaat niet. Spoedeisende zaken kunnen beter via de telefoon worden verteld.
- Pas op met emotionele mededelingen. De snelheid van e-mail kan riskant zijn. Uw ergernis over een onzinnig mailtje komt op schrift harder aan. Slaap er liever een nachtje over.
- Blaas een verwaterde relatie nieuw leven in met een mailtje. Een brief is vaak zwaarwichtig, maar een kort, opgewekt mailtje kan de kanalen weer openen.
- Geef altijd antwoord. Ook al tikt u maar “OK, ik zal er naar kijken, je hoort nog van me,” de oude etiquette geldt nog steeds.
- Vergeet nooit een onderwerp in te tikken. ‘Lege’ e-mails zeggen drukbezette mensen niets. Maar: pas in de loop van een wat langere maildiscussie het onderwerp aan, om de zaak begrijpelijk te houden.
- Stuur nooit het hele bericht terug als u een mailtje beantwoordt. Het is al druk genoeg op de electronische snelweg. Leer, om ergernis bij de ontvanger te vermijden, hoe u moet ‘knippen’.
- Houd het simpel. Wilt u een tekst mooi opmaken, stuur die dan als aanhangsel (attachment) mee. Maar zie ook tip 6. En tik altijd een regel waarin u naar het aanhangsel verwijst.
- Tik netjes, met hoofdletters en leestekens. Spel- en tikfouten zijn een bron van ergernis in het mailverkeer.
- Gebruik het ‘vakantiescript’ als u even weg bent. E-mailrelaties verwachten snel antwoord. Met behulp van het vakantiescript krijgt iedereen automatisch een bericht dat u tot een bepaalde datum afwezig bent.
Bron: Liesbeth Koenen en Rik Smits, E-mailetiquette.
